Wat is CPNP? Uitleg over de melding van EU-cosmetische producten

Om een cosmeticaproduct ergens in de Europese Unie te verkopen, moet het eerst worden aangemeld via de CPNP, de Cosmetic Products Notification Portal. Eén CPNP-melding dekt de hele EU-markt, wat het krachtig maakt, maar ook iets wat je goed moet doen. Deze gids legt uit wat CPNP is, wie moet aanmelden, wat je nodig hebt en hoe het zich verhoudt tot je CPSR.

Aanmelding volgt op je veiligheidsbeoordeling, dus als je dat nog niet hebt gedaan, begin dan met onze basisgids over wat een CPSR is.

Wat is CPNP?

CPNP staat voor de Cosmetic Products Notification Portal. Het is het gecentraliseerde online systeem van de Europese Commissie voor het registreren van cosmetische producten voordat ze op de EU-markt worden gebracht. Cruciaal is dat het een enkel portaal is voor de hele Unie: één melding maakt je product bekend bij de autoriteiten in alle lidstaten, in plaats van afzonderlijke registratie in elk land. Dit is een van de grote efficiënties van het EU-systeem.

Het portaal geeft nationale autoriteiten en antigifcentra de informatie die ze nodig hebben om snel te handelen als er ooit een veiligheidsprobleem is met een product of een ingrediënt. In die zin vervult CPNP voor de EU dezelfde rol als SCPN voor Groot-Brittannië – een register van wat er op de markt is en wie er verantwoordelijk voor is.

Wie moet aanmelden via CPNP?

De plicht tot aanmelding rust op de Verantwoordelijke Persoon (VP) voor de EU-markt – een persoon of bedrijf gevestigd binnen de EU of EER die wettelijk aansprakelijk is voor de conformiteit van het product. In bepaalde omstandigheden kan een distributeur die een product onder eigen naam in een andere lidstaat beschikbaar stelt, of die etikettering vertaalt, ook meldingsplichten hebben. Voor de meeste merken is het belangrijkste punt eenvoudig: je hebt een in de EU gevestigde Verantwoordelijke Persoon nodig, en die VP meldt via CPNP voordat het product te koop wordt aangeboden.

Als je buiten de EU gevestigd bent, kun je niet direct aanmelden zonder een EU Verantwoordelijke Persoon. Het aanstellen hiervan is een voorwaarde, geen optionele extra.

Wanneer vindt de melding plaats?

Net als in het VK is CPNP-melding een laatste stap die afhankelijk is van eerder werk. De volgorde is: finaliseer je formule, verkrijg je CPSR, stel je PIF samen, wijs je EU Verantwoordelijke Persoon aan en meld je dan aan via CPNP. Je kunt niet aanmelden zonder een volledige CPSR, omdat de melding afhankelijk is van informatie uit je beoordeling. Aanmelding tot het laatste moment uitstellen werkt alleen als alles daarvoor al is gedaan.

Dit is waarom ervaren merken de melding zien als de finishlijn van een proces, en niet als een op zichzelf staande taak die ze er aan het einde aan kunnen vastmaken.

Welke informatie heb je nodig voor CPNP?

Om via CPNP aan te melden, heb je over het algemeen het volgende nodig:

• De productnaam en -categorie.
• Je EU Verantwoordelijke Persoon gegevens.
• De frame-formulering of relevante formuleringsinformatie.
• Details van eventuele CMR-stoffen en nanomaterialen, indien aanwezig.
• De productetiket en verpakkingsinformatie.
• Informatie die antigifcentra in staat stelt te reageren in geval van nood.

Het meeste hiervan is rechtstreeks afkomstig uit je CPSR en PIF, daarom moeten deze compleet en accuraat zijn voordat je aanmeldt.

CPNP, het VK en Noord-Ierland

Sinds de Brexit dekt CPNP Groot-Brittannië niet meer; GB gebruikt zijn eigen SCPN-systeem. Noord-Ierland blijft echter de EU-regels volgen onder het Windsor-kader, dus producten die op de NI-markt worden gebracht, worden aangemeld via CPNP. Als u in het VK en de EU verkoopt, heeft u mogelijk zowel een CPNP-melding (voor de EU en NI) als een SCPN-melding (voor GB) nodig. De verschillen leggen we uit in onze gids over SCPN versus CPNP.

Het correct toewijzen van uw markten aan het juiste portaal is essentieel; een CPNP-melding dekt Groot-Brittannië niet, en een SCPN-melding dekt de EU niet.

Wat gebeurt er als je niet aanmeldt?

Het op de EU-markt brengen van een cosmeticaproduct zonder CPNP-melding is niet-conform en stelt u bloot aan handhaving door nationale autoriteiten, productterugtrekking en moeilijkheden met retailers en marktplaatsen. Gezien het feit dat één melding de hele EU dekt en goedkoop is in verhouding tot de markt die het ontsluit, is het nooit de moeite waard om het over te slaan.

Waarom één EU-melding zo waardevol is

Het grootste voordeel van CPNP is het bereik. In plaats van een product afzonderlijk te registreren in Frankrijk, Duitsland, Spanje en elke andere lidstaat, maakt één CPNP-melding het product in de hele Unie tegelijk bekend. Voor een merk met ambities buiten één land is dat een enorme vereenvoudiging; het verandert wat tientallen nationale processen zouden kunnen zijn in één. Het is een van de redenen waarom de EU een aantrekkelijke markt is om in uit te breiden, ondanks de strenge regels.

Deze centralisatie maakt het systeem ook consistent. Dezelfde melding, dezelfde gegevens, hetzelfde portaal zijn van toepassing in welke lidstaten je ook verkoopt, dus zodra je CPNP begrijpt, begrijp je de melding voor de hele EU. Die consistentie is een echt voordeel voor een groeiend merk.

CPNP, antigifcentra en noodhulp

Een deel van wat CPNP vastlegt, is informatie die antigifcentra in staat stelt te reageren in een medisch noodgeval, bijvoorbeeld als een kind een product inslikt of iemand een ernstige reactie heeft. Daarom vraagt de melding op een gestructureerde manier naar de samenstelling en categorie van het product: zodat medische professionals, als het ergste gebeurt, snel kunnen begrijpen waaraan een persoon is blootgesteld. Het is een herinnering dat melding uiteindelijk gaat om veiligheid, en niet om papierwerk omwille van het papierwerk.

Afhankelijk van de ingrediënten en classificatie van een product, kunnen er in de EU aanvullende verplichtingen voor noodgevalleninformatie zijn die naast de cosmetische melding vallen. De details variëren per product, dus het is de moeite waard om met uw Verantwoordelijke Persoon of beoordelaar te bevestigen of er iets anders dan de standaard CPNP-invoer van toepassing is op uw specifieke formulering.

Veelvoorkomende CPNP-fouten

De fouten die merken parten spelen bij CPNP lijken in wezen op die aan de Britse kant:

• Geen in de EU/EER gevestigde Verantwoordelijke Persoon, wat een voorwaarde is voor CPNP.
• Proberen aan te melden voordat de CPSR compleet is, zodat de gegevens niet klaar zijn.
• Aannemen dat CPNP Groot-Brittannië dekt; dat doet het niet; GB heeft SCPN nodig.
• Inconsistente productgegevens tussen de melding, CPSR en het etiket.
• Het over het hoofd zien van variant- of formulatiespecifieke gegevens die het portaal verwacht.

Zoals altijd is voorbereiding de remedie: zorg dat je Verantwoordelijke Persoon aanwezig is en je CPSR en PIF compleet zijn voordat je begint.

Nadat u zich heeft aangemeld bij CPNP

Eenmaal aangemeld, houd uw CPNP-record actueel. Materiële wijzigingen aan het product – een herformulering, een verpakkingswijziging, een nieuwe variant – kunnen een update van de melding vereisen, zodat deze blijft weerspiegelen wat daadwerkelijk te koop is. Bewaar uw bevestiging bij uw productdossier en controleer deze telkens wanneer het product of de regels veranderen, in overeenstemming met uw CPSR en PIF.

En als u zowel in Groot-Brittannië als in de EU verkoopt, vergeet dan niet dat CPNP slechts de helft van het plaatje is; GB heeft een afzonderlijke SCPN-melding nodig. Onze gids over SCPN versus CPNP laat zien hoe de twee samenkomen.

Verkopen aan de EU vanuit buiten de EU

Voor een merk dat buiten de EU gevestigd is – inclusief Britse merken sinds de Brexit – gaat CPNP gepaard met een strikte voorwaarde: een EU/EER-gebaseerde Verantwoordelijke Persoon. Zonder zo iemand kun je je niet aanmelden, en zonder aanmelding kun je producten niet legaal op de EU-markt brengen. Dit is de grootste praktische hindernis voor niet-EU-merken die de Europese markt op het oog hebben, en het is de moeite waard om hier vroegtijdig op te plannen in plaats van het op het laatste moment te ontdekken.

De Verantwoordelijke Persoon kan een geschikte partner zijn die in de EU gevestigd is of een dienst die de rol op zich neemt, die uw PIF beheert en uw CPNP-melding voltooit. Zodra die regeling is getroffen, is de rest van het EU-proces zeer toegankelijk en is de beloning aanzienlijk, aangezien één enkele CPNP-melding de hele Unie opent in plaats van één land tegelijk.

Voor veel ambitieuze merken is het aanstellen van een EU-verantwoordelijke persoon een van de meest strategische nalevingsbeslissingen die ze nemen, omdat het de EU omzet van een gesloten markt in een open markt. Het kan het beste worden behandeld als een weloverwogen strategische stap, die vanaf het begin van elk EU-uitbreidingsplan in de begroting wordt opgenomen.

Is CPNP een productgoedkeuring?

Net als SCPN in het VK wordt CPNP soms ten onrechte gezien als een goedkeuring of certificering van veiligheid voorafgaand aan de markt. Het is geen van beide. CPNP is een meldsysteem: door uw product in te dienen, wordt het geregistreerd en wordt de vereiste informatie beschikbaar gesteld aan autoriteiten en antigifcentra, maar niemand in het systeem beoordeelt of keurt uw product goed voordat het in de verkoop gaat. Het EU-cosmetische kader legt de verantwoordelijkheid voor de veiligheid bij de Verantwoordelijke Persoon en de gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar, niet bij een staatsprocedure voor goedkeuring.

Dit inzicht voorkomt een vals gevoel van veiligheid. Een succesvolle CPNP-melding betekent niet dat uw product is gecontroleerd; het betekent dat het is geregistreerd. De echte veiligheidsgarantie komt van uw CPSR en de rest van uw compliance, die de autoriteiten te allen tijde kunnen controleren. Melding en beoordeling werken samen, maar slechts één daarvan stelt daadwerkelijk vast dat uw product veilig is.

Veelgestelde vragen

Waar staat CPNP voor?

CPNP staat voor Cosmetic Products Notification Portal – het gecentraliseerde systeem van de Europese Commissie voor het aanmelden van cosmetische producten voordat ze op de EU-markt worden gebracht.

Dekt één CPNP-melding de hele EU?

Ja. Een enkele CPNP-melding maakt uw product bekend bij de autoriteiten in alle lidstaten, in plaats van een afzonderlijke registratie in elk land te vereisen.

Wie moet via CPNP aanmelden?

De EU Verantwoordelijke Persoon – een persoon of bedrijf gevestigd in de EU of EER die wettelijk aansprakelijk is voor het product. Sommige distributeurs kunnen ook meldingsplichten hebben.

Heb ik een CPSR nodig voordat ik me aanmeld bij CPNP?

Ja. De melding is gebaseerd op informatie uit uw veiligheidsbeoordeling, dus een voltooide CPSR is eerst vereist.

Dekt CPNP het VK?

Het dekt de EU en Noord-Ierland (onder het Windsor-kader), maar niet Groot-Brittannië, dat een eigen SCPN-systeem gebruikt.

Referenties: Verordening (EG) nr. 1223/2009 (EUR-Lex); Richtlijnen Europese Commissie CPNP. Algemene informatie, geen juridisch advies.