Cosmetic products being organised to explain the differences between a Product Information File (PIF) and a Cosmetic Product Safety Report (CPSR) for UK and EU compliance.

september 8, 2026 Syed Muhammad Shamuel Shees

PIF vs. CPSR: Wat hoort waar, en wie bewaart het tien jaar lang

Het korte antwoord

De CPSR (Cosmetic Product Safety Report) is de veiligheidsbeoordeling van uw product, geschreven en ondertekend door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar. Het PIF (Productinformatiedossier) is het complete compliantiedossier dat de CPSR bevat, plus de productbeschrijving, productie- en GMP-informatie, bewijs van claims en gegevens over dierproeven. U hebt beide nodig: de CPSR is een onderdeel van het PIF, en de Verantwoordelijke Persoon bewaart het PIF tien jaar lang.

Belangrijkste punten

De CPSR is een document; het PIF is het dossier waarin het zich bevindt. U kunt geen compliant PIF hebben zonder een CPSR, en een CPSR op zichzelf voldoet niet aan de wet.
De CPSR wordt opgesteld door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar; het PIF wordt samengesteld en onderhouden door de Verantwoordelijke Persoon.
De CPSR is vereist op grond van artikel 10 en bijlage I; het PIF op grond van artikel 11. Het zijn afzonderlijke wettelijke verplichtingen die samenwerken.
Beide moeten actueel worden gehouden wanneer het product, de leveranciers, de claims of de regelgeving veranderen.
Melding via SCPN of CPNP is een derde, afzonderlijke stap die afhankelijk is van het bestaan van beide documenten.

PIF en CPSR zijn de twee acroniemen die elk nieuw cosmeticamerk in dezelfde week tegenkomt, en ze worden voortdurend verward, niet in het minst door leveranciers die het ene verkopen en het andere noemen. De verwarring heeft gevolgen: makers kopen een CPSR, geloven dat ze compliant zijn, en ontdekken bij een marktcontrole of een bezoek van Trading Standards dat ze geen Productinformatiedossier hebben. Beide zijn vereist op grond van Verordening (EG) nr. 1223/2009 en de Britse tegenhanger, de Cosmetic Products Enforcement Regulations 2013, onder verschillende artikelen, en beide moeten op verzoek beschikbaar zijn voor het Office for Product Safety and Standards of een EU-autoriteit.

Dit artikel trekt de lijn duidelijk: wat elk document is, wat erin staat, wie ze produceert en bewaart, hoe lang, hoe ze zich verhouden tot melding, en de fouten die merken achterlaten met het ene en niet het andere.

De relatie in één beeld

Denk aan het PIF als een archiefkast met vijf laden en de CPSR als het grootste en belangrijkste item in de tweede lade. De andere vier laden bevatten de productbeschrijving, de productiemethode en GMP-verklaring, het bewijs van claims en de gegevens over dierproeven. Haal de CPSR eruit en de kast is nutteloos; houd alleen de CPSR en u hebt geen kast. De wet vraagt om de kast, volledig gevuld.

Wat de CPSR is

Het Cosmetic Product Safety Report is de wetenschappelijke veiligheidsbeoordeling van het product, vereist op grond van artikel 10 en opgesteld in het formaat van bijlage I. Deel A verzamelt de veiligheidsinformatie: de kwantitatieve formule, fysische en chemische eigenschappen, stabiliteit, microbiologische kwaliteit, onzuiverheden, verpakking, gebruik, blootstelling, toxicologie van ingrediënten en ongewenste effecten. Deel B is de beoordeling: de redenering van de beoordelaar, veiligheidsmarges, conclusie, vereiste waarschuwingen en instructies op het etiket, en de referenties en handtekening van de beoordelaar. Alleen een persoon met een erkende kwalificatie in farmacie, toxicologie, geneeskunde of een vergelijkbare discipline mag Deel B uitvoeren en ondertekenen. Phoenix produceert de CPSR als een enkelvoudige variant of meervoudige variant rapport.

Wat het PIF is

Het Productinformatiedossier is het complete compliantiedossier voor het product, vereist op grond van artikel 11. Het bevat de CPSR en vier verdere categorieën informatie: een beschrijving van het product die het dossier koppelt aan wat er in de schappen ligt, de productiemethode met een verklaring van naleving van goede fabricagepraktijken, bewijs van de geclaimde werking waar de aard van de claim dit rechtvaardigt, en gegevens over eventuele dierproeven. Het wordt bewaard door de Verantwoordelijke Persoon, op het adres op het etiket, gedurende tien jaar na het op de markt brengen van de laatste partij, in een taal die de autoriteit kan lezen. Onze PIF-service stelt het samen, en onze gratis PIF-sjabloon toont de structuur.

Naast elkaar

	CPSR	PIF
Wat het is	Het veiligheidsbeoordelingsdocument	Het complete compliantiedossier
Wettelijke grondslag	Artikel 10 en Bijlage I	Artikel 11
Geproduceerd door	Een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar	De Verantwoordelijke Persoon, met gebruik van de CPSR en uw eigen gegevens
Bevat	Deel A veiligheidsinformatie en Deel B veiligheidsbeoordeling	Productbeschrijving, de CPSR, fabricage en GMP, bewijs van claims, gegevens over dierproeven
Ondertekend door	De veiligheidsbeoordelaar	Geen enkele handtekening; individuele documenten binnenin zijn ondertekend, inclusief de CPSR en GMP-verklaring
Bewaard door	Bewaard binnen het PIF	De Verantwoordelijke Persoon, op het adres op het etiket
Bewaard voor	Als onderdeel van het PIF	Tien jaar na het op de markt brengen van de laatste partij
Bijgewerkt wanneer	Formule, ingrediënten, leveranciers, gebruik of regelgeving veranderen	Elke wijziging aan product, etiket, claims, leveranciers, fabricage of de CPSR
Nodig voor melding	Ja, de beoordeling moet bestaan	Ja, het dossier moet bestaan en de meldingsreferenties worden erin opgenomen

Wie doet wat

De arbeidsverdeling is duidelijk zodra de twee gescheiden zijn. De veiligheidsbeoordelaar schrijft de CPSR; zij kunnen uw PIF niet voor u schrijven, omdat het grootste deel ervan uw eigen informatie is: hoe u het product maakt, wat u claimt, wat uw leveranciers u hebben verteld over dierproeven, en wat uw etiket vermeldt. De Verantwoordelijke Persoon, die u zelf kunt zijn of een aangewezen dienst, stelt het PIF samen, bewaart het en houdt het actueel. Als u een externe Verantwoordelijke Persoon gebruikt, moet u hen nog steeds voorzien van de productierecords, het bewijs van claims en het etiketontwerp; zij kunnen die ook niet bedenken.

Voor makers die in zowel het VK als de EU verkopen, moet een Verantwoordelijke Persoon die in elke markt is gevestigd, het dossier bewaren, wat onze Britse en EU Responsible Person-services bieden.

Waar melding past

Melding is de derde poot. Voordat een product op de markt wordt gebracht, moet het worden aangemeld via SCPN in Groot-Brittannië en CPNP in de EU, met informatie inclusief de productcategorie, de kaderformulering, het etiket en de Verantwoordelijke Persoon. Melding uploadt de CPSR of het PIF niet, maar veronderstelt beide: u declareert een product waarvoor een veiligheidsbeoordeling bestaat en een dossier wordt bijgehouden. De meldingsreferenties komen dan in het beschrijvingsgedeelte van het PIF. Een merk met een melding maar zonder PIF, of een PIF zonder melding, is in beide gevallen niet compliant.

Hoe de twee in de pas blijven

Veranderingen vloeien tussen hen. Verander een geurleverancier en de CPSR heeft een addendum nodig, het etiket heeft mogelijk nieuwe allergeenverklaringen nodig, en het PIF heeft de nieuwe leveranciersdocumenten, het nieuwe artwork en een wijzigingslogboek nodig. Voeg een claim toe aan de verpakking en de claimssectie van het PIF heeft bewijs nodig, en de beoordelaar moet mogelijk bevestigen dat de claim in overeenstemming is met de beoordeling. Een wettelijke beperking op een ingrediënt dat u gebruikt, activeert een CPSR-herziening, wat een PIF-update activeert. Geen van beide documenten is voltooid bij de lancering.

Waarom de verwarring bestaat

Een deel van de verwarring is historisch en een deel is commercieel. Vóór de huidige regelgeving vereisten sommige markten alleen een veiligheidsbeoordeling, en oudere richtlijnen en forum posts beschrijven de CPSR nog steeds alsof het de hele verplichting was. Commercieel gezien is de CPSR het product dat compliance providers verkopen en prijzen, dus het is de term die op offertes en facturen verschijnt, terwijl het PIF grotendeels het eigen werk van de maker is en zelden als een post voorkomt. Sommige providers leveren ook een CPSR in een map met de naam Product Information File, wat goed bedoeld is, maar de maker in de veronderstelling laat dat het dossier compleet is, terwijl drie of vier secties nog door henzelf moeten worden ingevuld. Weten dat de twee afzonderlijke verplichtingen zijn, geproduceerd door verschillende mensen, is de meest nuttige correctie die een nieuw merk kan maken.

Wat het eerst komt: een praktische volgorde

Nieuwe merken vragen vaak of ze moeten beginnen met het PIF of de CPSR. Begin met de grondstoffen voor beide. Verzamel tijdens het formuleren de veiligheidsinformatiebladen, specificaties, IFRA-certificaten en allergeenverklaringen; deze voeden de CPSR en worden in het PIF gearchiveerd. Stel het etiket op en vermeld uw claims, want de beoordelaar heeft ze nodig en het PIF heeft er bewijs voor nodig. Geef opdracht voor de CPSR. Terwijl de beoordelaar werkt, schrijft u uw productiemethode, GMP-verklaring en batchrecord sjabloon. Wanneer de ondertekende CPSR arriveert, finaliseert u het etiket met de vereiste waarschuwingen, archiveert u alles in de vijf-sectie structuur, ondertekent u de verklaring betreffende dierproeven, meldt u via SCPN of CPNP, en noteert u de referenties in het dossier. In de praktijk worden de twee documenten parallel opgesteld en komen ze samen op het moment dat de CPSR is ondertekend.

Kosten en tijd voor elk

De CPSR is de professionele service waarvoor u betaalt: de tijd van een gekwalificeerde beoordelaar om de formule te beoordelen, toxicologische gegevens te verzamelen, blootstelling en veiligheidsmarges te berekenen en te ondertekenen. De kosten stijgen met de complexiteit van de formule en het aantal varianten, en de doorlooptijd wordt bepaald door hoe compleet uw leveranciersdocumenten zijn. Het PIF kost voornamelijk uw eigen tijd, tenzij u het professioneel laat samenstellen, en de doorlooptijd wordt bepaald door hoe georganiseerd uw gegevens al zijn. Makers die de twee als één aankoop behandelen, zijn meestal verrast dat de CPSR arriveert en het dossier nog leeg is; makers die de splitsing begrijpen, hebben het dossier al driekwart klaar voordat de beoordeling is voltooid.

De Productinformatiedossier service bestaat voor makers die de assemblage liever professioneel laten uitvoeren, en is om deze reden apart geprijsd van de CPSR.

Private label merken: wiens documenten zijn het?

De scheiding is het scherpst bij private label. Een merk dat een afgewerkt product koopt van een contractfabrikant en het onder zijn eigen naam verkoopt, is de Verantwoordelijke Persoon, dus het PIF is de verplichting van het merk. De fabrikant heeft mogelijk al een CPSR voor de basisformule, maar het merk moet controleren of deze het product zoals daadwerkelijk verkocht dekt, met de geur, verpakking en het etiket van het merk, en ofwel dat rapport of een nieuw rapport verkrijgen. De fabrikant levert de productiemethode, GMP-verklaring en batchrecords; het merk levert het etiket, bewijs van claims en de melding. Spreek dit alles af in het leveringscontract, want een fabrikant die geen documenten wil delen, laat het merk achter zonder een compliant dossier te kunnen opbouwen.

Waar autoriteiten en marktplaatsen daadwerkelijk om vragen

Een Trading Standards-functionaris of OPSS zal de Verantwoordelijke Persoon om het Productinformatiedossier voor een genoemd product vragen, en daarin eerst kijken naar de CPSR, het etiketontwerp en het bewijs van claims. Een marktplaats zoals Amazon vraagt de verkoper doorgaans om de CPSR en bewijs van melding, en steeds vaker om het PIF of een verklaring dat het in bezit is. Het inkoopteam van een retailer kan om alle drie vragen als onderdeel van het onboardingproces. Het patroon is consistent: de CPSR is het document dat iedereen herkent, maar het verzoek is om het dossier, en de CPSR op zichzelf voldoet daar niet aan.

Een snelle controle: heeft u beide?

U heeft een ondertekend Deel B van een gekwalificeerde beoordelaar voor elke variant die u verkoopt. Dat is uw CPSR.
U heeft een dossier met een productbeschrijving en artwork, de CPSR, een productiemethode met GMP-verklaring en batchrecords, een claimtabel met bewijs, en een verklaring over dierproeven. Dat is uw PIF.
Het dossier bevindt zich op het adres van de Verantwoordelijke Persoon op het etiket en heeft een gedateerd wijzigingslogboek. Dat is compliantie.
U heeft melding gedaan via SCPN of CPNP en de referenties in het dossier genoteerd. Dat maakt de keten compleet.

Veelvoorkomende fouten

Een CPSR kopen en stoppen. De meest voorkomende lacune: een ondertekende beoordeling, geen dossier eromheen.
Denken dat de PDF van de beoordelaar het PIF is. Sommige aanbieders leveren een CPSR aan met de aanduiding PIF; controleer of het alle vijf secties en uw eigen gegevens bevat.
Het PIF op de verkeerde plaats bewaren. Het moet op het adres van de Verantwoordelijke Persoon op het etiket liggen, niet ergens anders op een laptop.
Geen van beide ooit bijwerken. Beide moeten het product weergeven zoals het vandaag wordt verkocht.
Melden zonder de documenten. Melding is een verklaring dat de beoordeling en het dossier bestaan; zorg ervoor dat ze daadwerkelijk bestaan.

Het alles-in-één compliantiepakket levert CPSR, PIF en SCPN-melding samen, zodat de drie pijlers vanaf het begin op elkaar afgestemd zijn, en een etiket- en verpakkingsreview bevestigt dat de illustraties in het dossier overeenkomen met het product in het schap.

Phoenix services vermeld in dit artikel

Officiële bronnen en wetgeving

Over de auteur

Phoenix Safety Consultants is een adviesbureau voor cosmetische compliance met kantoren in Londen, Estland en Pensacola, Florida. Onze veiligheidsbeoordelaars en toxicologen stellen Cosmetic Product Safety Reports, Toxicological Risk Assessments, Product Information Files, Safety Data Sheets en Britse en EU-meldingen op voor merken van elke omvang. Neem contact op met het team via WhatsApp op +44 7346 009332 of via compliance@phoenixsco.com.

Disclaimer: Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regelgeving verandert en productbeslissingen zijn afhankelijk van uw exacte formulering, claims en markt. Laat uw product vóór de verkoop beoordelen door een gekwalificeerde professional.

Frequently Asked Questions

Is a CPSR the same as a PIF?

No. The CPSR is the safety assessment, written and signed by a qualified safety assessor. The PIF is the complete compliance file that contains the CPSR plus the product description, manufacturing and GMP information, claims evidence and animal testing data.

Do I need both a PIF and a CPSR?

Yes. They are separate legal requirements under Articles 10 and 11. The CPSR is a mandatory component of the PIF, and a PIF without one is incomplete, but a CPSR alone does not satisfy the requirement for a file.

Who writes the PIF?

The Responsible Person assembles and maintains it, using the CPSR from the safety assessor together with the maker's own manufacturing records, claims evidence, label artwork and supplier statements.

How long is a PIF kept?

Ten years after the date the last batch of the product was placed on the market, readily accessible at the Responsible Person's address shown on the label.

Does notification replace the PIF or CPSR?

No. Notification through SCPN or CPNP is a separate step that presupposes both exist. The notification references are recorded in the PIF, and the CPSR and PIF must be available to authorities on request.

If I change an ingredient, which document do I update?

Both. The CPSR needs review or an addendum from the assessor, and the PIF needs the new supplier documents, any revised label artwork and a change log entry recording what changed and why.

Can one PIF cover several products?

Only variants assessed together in a multiple variant CPSR, such as scents or shades of the same formula. Products with different formulas need separate files.

My manufacturer has a CPSR. Do I still need a PIF?

Yes. As the brand placing the product on the market you are the Responsible Person and must hold a PIF. Check the manufacturer's CPSR covers the product as you sell it, obtain it, and build your file around it with your own label, claims evidence and notification.

Ingediend in: Cosmetic Compliance, cosmetic product information file, CPSR, cpsr in pif, cpsr vs pif, Difference, difference between pif and cpsr, do i need a pif and a cpsr, Documentation, PIF, pif and cpsr, pif retention period, Product Information File, Responsible Person, Retention, Safety Report, UK EU Regulation, who keeps the pif