Heeft u een Britse verantwoordelijke persoon nodig? (Gids voor na de Brexit)

Als u cosmetica verkoopt in Groot-Brittannië, vereist de wet een in het VK gevestigde verantwoordelijke persoon (RP) voor elk product. Sinds de Brexit is dit een van de meest voorkomende nalevingsproblemen geworden voor merken, vooral voor EU-fabrikanten die naar het VK verkopen, en voor Britse merken die producten importeren om door te verkopen. Deze gids legt precies uit wanneer u een VK RP nodig heeft en wie de rol kan vervullen.

Voor een breder beeld, zie onze hoofdgids over wat een verantwoordelijke persoon is. Hier richten we ons specifiek op de Britse vereiste.

Heeft u een Britse verantwoordelijke persoon nodig?

Als uw cosmeticaproduct op de markt van Groot-Brittannië (Engeland, Schotland en Wales) wordt gebracht, dan moet u inderdaad een in het VK gevestigde verantwoordelijke persoon hebben. Dit is een wettelijke vereiste volgens de Britse cosmeticaverordening, die de EU-regels na de Brexit heeft behouden. Er is geen drempel of uitzondering: het geldt of u nu één product of duizenden verkoopt, online of in winkels, als hobbymerk of als groot bedrijf.

De naam van de Britse RP en een Brits adres moeten op het productetiket verschijnen, en de RP moet de compliance-documenten van het product bewaren. Zonder een aangewezen Britse RP is het product niet conform en mag het niet te koop zijn in Groot-Brittannië.

Wat veranderde er na de Brexit?

Vóór de Brexit kon één in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon het VK bestrijken als onderdeel van de EU-markt. Dat is niet langer het geval. Groot-Brittannië is nu een aparte markt met zijn eigen regels, en het vereist zijn eigen in het VK gevestigde RP. Een EU-bedrijf kan niet langer optreden als de RP voor producten die in Groot-Brittannië worden verkocht, en de kennisgeving van het product moet worden gedaan via het eigen Britse portaal in plaats van het EU-systeem.

Dit is de reden waarom zoveel EU-merken die naar het VK verkopen plotseling een Britse aanwezigheid nodig hadden, en waarom velen een externe Britse RP-dienst aanstellen in plaats van hun eigen Britse entiteit op te zetten. Het omgekeerde is ook waar: een Brits merk dat naar de EU verkoopt, heeft nu een aparte EU RP nodig, wat we behandelen in onze EU Responsible Person-gids.

Wie kan uw Britse verantwoordelijke persoon zijn?

De Britse RP moet in het VK gevestigd zijn, en afhankelijk van uw situatie kan dit zijn:

• U, als uw bedrijf in het VK gevestigd is en u uw eigen producten op de GB-markt brengt.
• De Britse importeur, die automatisch de RP wordt voor producten die in Groot-Brittannië worden gebracht, tenzij een andere Britse entiteit wordt aangewezen.
• Een Britse distributeur, waar deze onder hun eigen merk verkopen of het product aanpassen.
• Een externe Britse RP-dienst, aangesteld door een schriftelijk mandaat, gebruikelijk voor overzeese merken zonder Britse basis.

Voor een in het VK gevestigde onafhankelijke maker die hun eigen producten in Groot-Brittannië verkoopt, is het gebruikelijke antwoord dat u uw eigen Britse RP kunt zijn. De complicatie ontstaat voor overzeese verkopers, of wanneer producten worden geïmporteerd, waar een aangewezen Britse RP noodzakelijk wordt. Om te onderzoeken of u in aanmerking komt om voor uzelf op te treden, zie kan ik mijn eigen verantwoordelijke persoon zijn?.

Waarvoor uw Britse RP verantwoordelijk is

Een Britse RP is niet zomaar een naam op een etiket. Zij moeten ervoor zorgen dat elk product een geldige CPSR en een productinformatiebestand heeft, dat het product via de SCPN-dienst aan de Britse autoriteiten wordt gemeld (zie onze SCPN-gids) en dat de etikettering voldoet aan de Britse eisen. Zij moeten ook gegevens bijhouden, reageren op het Office for Product Safety and Standards (OPSS) en actie ondernemen bij eventuele veiligheidsproblemen.

Dit is een doorlopende rol, geen eenmalige taak. Wie als uw Britse RP optreedt, draagt gedurende de hele periode dat het product te koop is een reële wettelijke verantwoordelijkheid voor het product, dus het mag nooit worden behandeld als een af te vinken vakje. De volledige omvang wordt uiteengezet in onze gids over RP-verplichtingen en -sancties.

Verkopen op Britse marktplaatsen

Marktplaatsen zoals Amazon UK en Etsy vragen verkopers steeds vaker om naleving aan te tonen, en een ontbrekende of ongeldige Britse RP is een veelvoorkomende reden waarom vermeldingen worden aangevochten of verwijderd. Platforms staan onder toenemende druk om ervoor te zorgen dat de producten die zij hosten compliant zijn, dus het hebben van een naar behoren aangewezen Britse RP en de ondersteunende documenten is niet alleen een wettelijke plicht, maar steeds vaker ook een praktische voorwaarde om überhaupt te kunnen verkopen.

Als u via verschillende Britse kanalen verkoopt, dekt dezelfde Britse RP en documentatie ze allemaal – u hebt geen aparte RP per platform nodig, alleen per product en markt.

Cosmetica importeren in Groot-Brittannië

Import verandert het beeld aanzienlijk. Als u een cosmeticaproduct van buiten het VK (inclusief de EU) Groot-Brittannië binnenbrengt, wordt u over het algemeen standaard de verantwoordelijke persoon ervoor, tenzij een andere Britse entiteit wordt aangewezen. Dat maakt u wettelijk verantwoordelijk voor een product dat u misschien niet hebt geformuleerd, dus u hebt toegang nodig tot het volledige nalevingsdossier: de CPSR, de PIF, de ingrediëntengegevens en de documentatie achter eventuele claims. Importeren met de veronderstelling dat de papieren van het buitenlandse merk u automatisch dekken in het VK is een veelvoorkomende en risicovolle fout.

Dit is de reden waarom merken die voorraden uit het buitenland inkopen, schriftelijk en vooraf moeten overeenkomen wie de verantwoordelijkheid voor de Britse RP draagt en wie de onderliggende gegevens levert. Als de buitenlandse fabrikant niet deelt wat u nodig hebt om aan uw plichten te voldoen, is dat een ernstig probleem dat u moet oplossen voordat u importeert, en niet nadat de voorraad arriveert.

Hoeveel kost een Britse verantwoordelijke persoon?

De kosten variëren met de hoeveelheid werk die de rol met zich meebrengt en of u ook de onderliggende documenten wilt laten opstellen. Als u uw eigen Britse RP bent, zijn er geen servicekosten, maar u hebt nog steeds een geldige CPSR, PIF en SCPN-kennisgeving nodig voor elk product, en CPSR's beginnen bij ongeveer £ 55 voor een eenvoudig product, zoals uiteengezet in onze CPSR-kostengids. Het aanstellen van een externe Britse RP voegt een service-element toe, meestal berekend per product of als een doorlopende regeling.

De verstandige manier om erover na te denken is de totale nalevingskosten in plaats van alleen de RP-regel. Een oprichter die georganiseerd is en alleen in het VK verkoopt, zal zeer weinig uitgeven buiten de beoordeling. Een merk dat voorraden importeert of uitbreidt over markten zal merken dat een dienst, hoewel een extra kostenpost, veel risico en administratie wegneemt. Weeg de vergoeding af tegen de tijd en aansprakelijkheid die u anders zelf zou dragen.

Hoe u een Britse RP aanstelt of wisselt

Het aanstellen van een Britse verantwoordelijke persoon is een gedefinieerd proces in plaats van een informele regeling. Als u een derde partij aanstelt, moet er een schriftelijk mandaat zijn dat bevestigt dat zij de rol accepteren, en zij moeten toegang hebben tot uw nalevingsdossier voor elk product: de CPSR, de PIF, de SCPN-kennisgevingsdetails en uw etikettering. De Britse naam en het adres van de RP verschijnen dan op de verpakking, en zij worden het contactpunt voor de autoriteiten. Het overslaan van het schriftelijke mandaat, of het noemen van een RP die uw documenten nooit heeft gezien, laat een gat achter dat een inspectie snel zal blootleggen.

Het wisselen van RP is ook eenvoudig wanneer het correct wordt afgehandeld. De inkomende RP neemt het dossier over, het etiket wordt bijgewerkt om hun gegevens weer te geven, en de kennisgeving wordt gewijzigd zodat de gegevens overeenkomen. De sleutel is dat niets over het hoofd wordt gezien tijdens de overgang: op elk moment dat een product te koop is, moet een geldige Britse RP zijn aangewezen en moeten de documenten weerspiegelen wie dat is. Het plannen van de overdracht voorkomt een periode waarin het product technisch niet-conform is.

Checklist Britse verantwoordelijke persoon

• Bevestig dat uw producten op de markt van Groot-Brittannië worden verkocht.
• Wijs een in het VK gevestigde RP aan voor elk product.
• Plaats de naam en het adres van de Britse RP op het etiket.
• Zorg ervoor dat de RP de CPSR, PIF en SCPN-kennisgeving in bezit heeft.
• Zorg voor een schriftelijk mandaat als u een externe Britse RP gebruikt.

Veelgestelde vragen

Heb ik een Britse verantwoordelijke persoon nodig om cosmetica in Groot-Brittannië te verkopen?

Ja. Elk cosmeticaproduct dat op de markt van Groot-Brittannië wordt gebracht, moet een in het VK gevestigde verantwoordelijke persoon hebben, met hun naam en Brits adres op het etiket. Er is geen uitzondering voor kleine merken.

Kan een EU-bedrijf mijn Britse verantwoordelijke persoon zijn?

Nee. Sinds de Brexit moet de Britse RP in het VK gevestigd zijn. Een in de EU gevestigde entiteit kan niet langer optreden als de RP voor producten die in Groot-Brittannië worden verkocht.

Kan ik mijn eigen Britse verantwoordelijke persoon zijn?

Ja, als uw bedrijf in het VK gevestigd is en u uw eigen producten op de GB-markt brengt. Overzeese merken hebben over het algemeen een in het VK gevestigde importeur of een externe Britse RP-dienst nodig.

Heeft Noord-Ierland een Britse verantwoordelijke persoon nodig?

Noord-Ierland volgt de EU-regels onder het Windsor Framework, dus de positie verschilt van Groot-Brittannië. Producten daar vallen onder het EU RP- en kennisgevingssysteem.

Controleren marktplaatsen op een Britse verantwoordelijke persoon?

Steeds vaker wel. Britse marktplaatsen kunnen vragen om bewijs van naleving, en een ontbrekende of ongeldige Britse RP is een veelvoorkomende reden waarom vermeldingen worden aangevochten of verwijderd.

Referenties: Britse cosmeticaverordening (behoud van Verordening (EG) nr. 1223/2009); Britse Cosmetic Products Enforcement Regulations 2013; OPSS-richtlijnen over de verantwoordelijke persoon en SCPN. Algemene informatie, geen juridisch advies.