Wat is een Verantwoordelijke Persoon voor Cosmetica? (Gids voor VK & EU)

Wat is een Verantwoordelijke Persoon?

Waarom heeft elk cosmeticaproduct een Verantwoordelijke Persoon nodig?

De Verantwoordelijke Persoon bestaat zodat er altijd een duidelijk identificeerbare, lokaal gevestigde entiteit is die autoriteiten ter verantwoording kunnen roepen. Als een toezichthouder zich zorgen maakt over de veiligheid, als een consument schade lijdt, of als een product moet worden teruggeroepen, hebben zij iemand nodig binnen hun jurisdictie die wettelijk aansprakelijk is – niet een verre fabrikant in een ander land. De VP is dat contactpunt en die verantwoordelijkheid.

Dit is waarom de naam en het adres van de VP op het productetiket moeten staan. Een consument of inspecteur moet naar elk cosmeticaproduct kunnen kijken en onmiddellijk weten wie er wettelijk verantwoordelijk voor is. Het verkopen van een product zonder aangewezen VP of met een VP die in het verkeerde gebied is gevestigd, is een ernstige overtreding van de compliance die kan leiden tot het verwijderen van het product uit de verkoop.

Wie kan de Verantwoordelijke Persoon zijn?

De verordening bepaalt wie de rol op zich kan nemen, en dit hangt af van uw positie in de toeleveringsketen:

• De fabrikant, indien deze in de markt is gevestigd en het product zelf op de markt brengt.

• De importeur, die automatisch de VP is voor elk product dat zij van buiten de markt invoeren, tenzij zij iemand anders aanwijzen.

• Een distributeur, wanneer deze een product onder zijn eigen naam of merk verkoopt, of een product dat al op de markt is wijzigt.

• Een aangewezen derde partij, benoemd door middel van een schriftelijk mandaat – bijvoorbeeld een gespecialiseerde VP-dienst die namens een merk optreedt.

Voor een Brits indiemerk dat zijn eigen producten in het VK verkoopt, is de maker meestal gevestigd in het VK en kan hij zijn eigen VP zijn. Het beeld verandert zodra u over de grens verkoopt, en dat is waar veel oprichters een externe VP nodig hebben. We behandelen de specifieke details in onze gidsen over of u een Britse VP nodig heeft en een EU-VP.

Wat doet de Verantwoordelijke Persoon eigenlijk?

De rol is geen formaliteit – het brengt echte, voortdurende plichten met zich mee. De Verantwoordelijke Persoon moet ervoor zorgen dat de veiligheidsbeoordeling is uitgevoerd en een geldige CPSR bestaat, dat het productinformatiedossier wordt bijgehouden en beschikbaar wordt gesteld aan autoriteiten, dat het product via het juiste portaal wordt aangemeld, en dat de etikettering tot in detail voldoet. Zij moeten ook gegevens bijhouden, reageren op verzoeken van autoriteiten en corrigerende maatregelen nemen als blijkt dat een product niet conform is.

De taken blijven bestaan gedurende de hele periode dat het product te koop is. De VP moet ernstige ongewenste effecten controleren en melden, samenwerken met markttoezicht en actie ondernemen als nieuwe informatie de veiligheid van het product beïnvloedt. Met andere woorden, de VP is eigenaar van de compliance van de lancering tot de terugtrekking, niet alleen op het moment van verkoop. We behandelen deze taken volledig in onze gids over de verplichtingen en sancties van de Verantwoordelijke Persoon.

Verantwoordelijke Persoon versus fabrikant versus distributeur

Deze rollen overlappen vaak, maar zijn niet hetzelfde. De fabrikant maakt het product; de distributeur verkoopt of levert het zonder het te wijzigen; de Verantwoordelijke Persoon is degene die wettelijk aansprakelijk is voor de conformiteit. Een enkel bedrijf kan meerdere rollen bekleden – een Britse maker die formuleert, verkoopt en in het VK is gevestigd, is tegelijkertijd fabrikant, distributeur en VP. Maar wanneer producten de grens overgaan of onder een ander merk worden verkocht, scheiden de rollen zich, en wordt het essentieel om precies te weten wie de VP is voor elke markt.

Dit duidelijk krijgen is belangrijk omdat de VP de wettelijke aansprakelijkheid draagt. Als u een distributeur bent die het ongewijzigde product van iemand anders verkoopt, bent u over het algemeen niet de VP, maar als u het als uw eigen product rebrand, kunt u het wel worden. Begrijpen waar u in de keten staat, is de eerste stap om uw verplichtingen te kennen.

De Verantwoordelijke Persoon na de Brexit

De Brexit splitste een enkele markt in tweeën. Een cosmeticaproduct dat in Groot-Brittannië wordt verkocht, heeft nu een in het VK gevestigde VP nodig, terwijl hetzelfde product dat in de EU wordt verkocht, een in de EU gevestigde VP nodig heeft. Noord-Ierland volgt de EU-regels onder het Windsor-kader. In de praktijk betekent dit dat veel merken nu twee Verantwoordelijke Personen nodig hebben – één voor elke markt – hoewel het product zelf identiek is. Dit is een van de belangrijkste praktische veranderingen die de cosmetische sector heeft moeten absorberen, en het is een veelvoorkomende reden waarom merken zich wenden tot een externe VP-dienst.

Als u vandaag slechts in één markt verkoopt, maar van plan bent uit te breiden, is het de moeite waard om de VP-vereiste voor uw doelmarkt vroegtijdig te begrijpen, omdat dit van invloed is op uw etikettering, uw kennisgeving en uw kosten.

Veelvoorkomende fouten van de Verantwoordelijke Persoon

De meest voorkomende fout is aannemen dat één Verantwoordelijke Persoon zowel het VK als de EU kan dekken. Sinds de Brexit is dit vrijwel nooit waar, en merken die slechts één VP voor beide markten hebben, zijn in de andere markt niet conform. Een goede tweede is verkopen met de veronderstelling dat een kleine of handgemaakte operatie op de een of andere manier is vrijgesteld – dat is niet zo; de VP-vereiste geldt voor elk cosmeticaproduct, ongeacht de schaal. Een derde is het plaatsen van een buitenlands adres op het etiket als de VP, terwijl die entiteit niet daadwerkelijk is gevestigd in de markt van verkoop.

Een andere stille tekortkoming is het behandelen van de VP als een eenmalige setup in plaats van een doorlopende rol. Merken stellen een VP aan bij de lancering en wijzigen vervolgens een formulering, leverancier of claim zonder hen dit te vertellen, waardoor de documentatie niet meer overeenkomt met het product dat daadwerkelijk te koop is. Omdat de VP verantwoordelijk is voor het verkochte product, zijn deze afwijkingen belangrijk. Het informeren van uw VP over wijzigingen is onderdeel van het compliant blijven, geen optionele beleefdheid.

Hoe een externe VP-dienst werkt

Wanneer u niet als uw eigen Verantwoordelijke Persoon kunt of wilt optreden, wijst u een derde partij aan via een schriftelijk mandaat om de rol voor een bepaalde markt op zich te nemen. De dienst wordt op uw etiket vermeld als de VP, bewaart of heeft toegang tot uw compliance-dossier, verzorgt de kennisgeving en fungeert als contactpunt voor autoriteiten. Het is een gevestigde, volkomen legitieme route die wordt gebruikt door merken van elke omvang, en het is de standaardoplossing voor verkoop op een markt waar u geen lokale vestiging heeft.

Een goede VP-dienst doet meer dan alleen een adres lenen. Het controleert of uw CPSR, PIF, kennisgeving en etikettering daadwerkelijk in orde zijn, signaleert problemen voordat ze een autoriteit bereiken, en houdt uw producten afgestemd naarmate de regels evolueren. Voor een merk dat in het VK en de EU verkoopt, is het gebruik van een dienst voor de markt die u zelf niet kunt dekken vaak de eenvoudigste en veiligste manier om aan beide zijden van de grens compliant te blijven.

Wat te controleren bij uw Verantwoordelijke Persoon

• Is er voor elk product dat u verkoopt een VP aangewezen?

• Is de VP gevestigd in de juiste markt (VK voor GB, EU voor de EU)?

• Staat de naam en het adres van de VP op het etiket?

• Heeft de VP de CPSR, PIF en kennisgeving voor elk product?

• Is er een schriftelijk mandaat aanwezig als een derde partij als uw VP optreedt?

Veelgestelde vragen

Wat is een Verantwoordelijke Persoon voor cosmetica?

Het is het bedrijf of individu dat wettelijk aansprakelijk is voor het waarborgen dat een cosmeticaproduct voldoet aan alle vereisten vóór en na verkoop. Elk cosmeticaproduct op de Britse of EU-markt moet er een hebben, gevestigd in die markt, met hun gegevens op het etiket.

Heeft elk cosmeticaproduct een Verantwoordelijke Persoon nodig?

Ja. Een cosmeticaproduct mag alleen op de markt worden gebracht nadat er een VP voor is aangewezen. Er is geen vrijstelling voor kleine of handgemaakte merken.

Kan de Verantwoordelijke Persoon in elk land gevestigd zijn?

Nee. De VP moet gevestigd zijn in de markt waar het product wordt verkocht — het VK voor Groot-Brittannië, en een EU-lidstaat voor de EU. Na de Brexit kan één entiteit zelden beide dekken.

Is de fabrikant altijd de Verantwoordelijke Persoon?

Niet altijd. De fabrikant is alleen de VP als deze in de markt is gevestigd en het product daar op de markt brengt. Importeurs, eigenmerkdistributeurs of een aangewezen derde partij kunnen ook de VP zijn, afhankelijk van de toeleveringsketen.

Heb ik twee Verantwoordelijke Personen nodig om in het VK en de EU te verkopen?

Meestal wel. Het verkopen van hetzelfde product op beide markten vereist over het algemeen een in het VK gevestigde VP voor Groot-Brittannië en een in de EU gevestigde VP voor de EU.

Referenties: Verordening (EG) nr. 1223/2009, artikelen 4 en 5 (EUR-Lex); Britse cosmeticaverordening zoals behouden; UK Cosmetic Products Enforcement Regulations 2013; OPSS-richtlijnen. Algemene informatie, geen juridisch advies.