Hebt u een EU-verantwoordelijke nodig? (Gids voor Britse verkopers)

Voor de basisprincipes, zie onze leidraad voor wat een Verantwoordelijke Persoon is. Hier richten we ons op de EU-vereiste.

Heeft u een EU Verantwoordelijke Persoon nodig?

Als uw cosmeticaproduct op de EU-markt wordt gebracht en verkocht aan klanten in een EU-lidstaat, dan moet u een Verantwoordelijke Persoon hebben die binnen de EU is gevestigd. Dit vloeit rechtstreeks voort uit Verordening (EG) nr. 1223/2009, en net als de Britse regel heeft het geen drempel: het is van toepassing op een enkel product dat aan één EU-klant wordt verkocht, net zo goed als op een grote EU-operatie. Verkopen in de EU vanaf een website, of via een EU-marktplaats, telt beide mee.

De naam van de EU VP en een EU-adres moeten op het etiket verschijnen, en de VP moet het conformiteitsdossier van het product bewaren en de EU-kennisgeving afhandelen. Zonder een aangewezen EU VP kan het product niet legaal in de EU worden verkocht.

Waarom Britse merken nu een EU VP nodig hebben

Vóór de Brexit kon een Brits bedrijf optreden als de Verantwoordelijke Persoon voor de gehele EU-markt. Dat eindigde toen het VK de EU verliet. Nu vereist de EU een VP gevestigd in een EU-lidstaat, en een Britse entiteit komt niet langer in aanmerking. Dit betekent dat een Brits merk dat in de EU wil verkopen, een in de EU gevestigde VP moet aanstellen en aangezien de meeste Britse oprichters geen eigen EU-vestiging hebben, betekent dit meestal een externe EU VP-service.

Het betekent ook dat het product moet worden aangemeld via het CPNP-portaal van de EU, naast alles wat voor het VK wordt gedaan. We leggen dat systeem uit in onze CPNP-gids, en vergelijken de twee aanmeldingsroutes in SCPN vs CPNP.

Wie kan uw EU Verantwoordelijke Persoon zijn?

De EU VP moet gevestigd zijn in een EU-lidstaat. Opties zijn onder andere:

• Uw eigen EU-entiteit of -filiaal, indien u er een heeft gevestigd in een lidstaat.

• Een in de EU gevestigde importeur, die de VP wordt voor producten die zij in de EU brengen, tenzij een andere EU-entiteit wordt aangewezen.

• Een EU-distributeur die onder hun eigen merk verkoopt of het product wijzigt.

• Een externe EU VP-dienst, aangesteld door schriftelijk mandaat de gebruikelijke route voor Britse en andere niet-EU merken.

Omdat een Britse fabrikant in het VK gevestigd is en niet in de EU, kunt u over het algemeen niet uw eigen EU VP zijn, tenzij u een EU-vestiging opricht. Dit is het belangrijkste verschil met de Britse positie en de reden waarom een aangewezen EU VP zo gebruikelijk is voor Britse merken. Zie kan ik mijn eigen Verantwoordelijke Persoon zijn? voor de volledige uitleg.

Noord-Ierland en het Windsor Framework

Noord-Ierland neemt een speciale positie in. Volgens het Windsor Framework blijven de EU-cosmeticaregels van toepassing in Noord-Ierland, wat betekent dat producten daar aansluiten bij het EU-systeem in plaats van het Groot-Brittannië-systeem. In sommige regelingen kan een VP die in Noord-Ierland of de EU is gevestigd, de relevante markt bedienen. Als uw verkopen zowel Noord-Ierland als Groot-Brittannië en de EU betreffen, is het de moeite waard om precies uit te zoeken welke VP en kennisgeving waar van toepassing is.

Voor de meeste merken is de praktische conclusie eenvoudig: Groot-Brittannië en de EU zijn afzonderlijke markten die afzonderlijke VP's nodig hebben, en Noord-Ierland volgt de EU-kant.

Waarvoor is uw EU VP verantwoordelijk?

Omdat EU-vereisten evolueren, bijvoorbeeld door updates van de lijst met geurallergenen, zorgt een goede EU VP er ook voor dat uw producten up-to-date blijven naarmate de regels veranderen. De taken zijn in essentie hetzelfde als die van de Britse VP, maar leggen verantwoording af aan de EU-autoriteiten; zie Verplichtingen en sancties van de VP voor details.

Eén EU VP dekt alle lidstaten

Een punt dat veel Britse merken geruststelt: u heeft geen afzonderlijke Verantwoordelijke Persoon nodig voor elk EU-land. De EU is een interne markt voor cosmetica, dus één in de EU gevestigde VP dekt de verkoop in alle lidstaten. Wijs een VP aan die bijvoorbeeld in Ierland of Duitsland is gevestigd, en diezelfde VP kan klanten in de hele EU bedienen. Dit is heel anders dan de etiketterings- en taalvereisten, die per land kunnen verschillen, maar voor de rol van de VP zelf is één EU-vestiging voldoende voor het hele blok.

Dat gezegd hebbende, moet de EU VP klaar zijn om te communiceren met autoriteiten in elke lidstaat waar uw producten worden verkocht, en om de PIF te verstrekken in een taal die de relevante autoriteit accepteert. Dus hoewel u slechts één EU VP nodig heeft, moet die VP wel uitgerust zijn om te opereren op de markten die u daadwerkelijk bereikt.

Etikettering en taal voor de EU

Verkopen in de EU brengt etiketteringsverplichtingen met zich mee die verder gaan dan alleen het vermelden van de naam van de EU VP. Lidstaten kunnen bepaalde etiketgegevens, zoals de productfunctie en waarschuwingen, in hun eigen nationale taal eisen, dus een etiket dat voldoet aan de eisen van het ene land, moet mogelijk worden aangepast voor een ander. De ingrediëntenlijst gebruikt INCI-namen, die in de hele EU gangbaar zijn, maar de omringende verplichte tekst moet vaak worden gelokaliseerd.

Door etikettering vroegtijdig te plannen, voorkomt u dure herdrukken en geweigerde zendingen. Een competente EU VP adviseert over wat elke doelmarkt nodig heeft, zodat uw verpakkingen overal waar u verkoopt worden geaccepteerd, in plaats van dat ze worden tegengehouden bij de invoer of worden aangevochten na de lancering.

Timing: stel uw EU VP aan voordat u verkoopt

Een veelvoorkomende en kostbare fout is het uitstellen van het aanstellen van de EU Verantwoordelijke Persoon totdat de EU-bestellingen binnenstromen. De vereiste is van toepassing vanaf het moment dat een product op de EU-markt wordt gebracht, dus de VP moet zijn aangewezen, de CPNP-melding moet zijn gedaan en het EU-gerichte etiket moet aanwezig zijn vóór de eerste verkoop, niet achteraf worden aangepast. EU-bestellingen aannemen zonder deze zaken geregeld te hebben, betekent het verkopen van niet-conforme producten, wat kan leiden tot het verwijderen van vermeldingen, het tegenhouden van zendingen of handhavingsmaatregelen door een lidstaatautoriteit.

De praktische les is om EU-uitbreiding te behandelen als een project met een aanlooptijd. Neem de tijd voor het opstellen of beoordelen van de veiligheidsdocumentatie aan de hand van EU-vereisten, voor de aanstelling van de EU VP middels schriftelijk mandaat, voor CPNP-melding en voor eventuele etiketteringslokalisatie. Merken die deze volgorde van tevoren plannen, lanceren soepel in de EU; degenen die improviseren nadat de bestellingen binnenkomen, staan meestal voor een stressvolle race om achteraf compliant te worden.

Checklist EU Verantwoordelijke Persoon

• Bevestig dat u producten op de EU-markt brengt.

• Wijs voor elk product een in de EU gevestigde VP aan.

• Vermeld de naam en het adres van de EU VP op het etiket.

• Zorg ervoor dat het product is aangemeld via CPNP.

• Houd een schriftelijk mandaat bij met elke externe EU VP.

Veelgestelde vragen

Heb ik een EU Verantwoordelijke Persoon nodig om in de EU te verkopen?

Ja. Elke cosmetica die op de EU-markt wordt gebracht, moet een Verantwoordelijke Persoon hebben die in een EU-lidstaat is gevestigd, met hun naam en EU-adres op het etiket.

Kan een Brits bedrijf de EU Verantwoordelijke Persoon zijn?

Nee. Sinds de Brexit moet de EU VP gevestigd zijn in een EU-lidstaat. Een Britse entiteit komt niet langer in aanmerking, dus Britse merken stellen meestal een in de EU gevestigde VP-dienst aan.

Kan ik mijn eigen EU Verantwoordelijke Persoon zijn?

Alleen als u een vestiging heeft in een EU-lidstaat. Een uitsluitend Brits bedrijf kan over het algemeen niet als zijn eigen EU VP optreden en heeft een EU-importeur of externe EU VP nodig.

Behandelt de EU VP de CPNP-melding?

Ja. De EU VP is verantwoordelijk voor het zorgen dat het product wordt aangemeld via het CPNP-portaal van de EU en dat het dossier voldoet aan de EU-vereisten.

Hoe past Noord-Ierland hierin?

Volgens het Windsor Framework zijn EU-regels van toepassing in Noord-Ierland, dus producten daar sluiten aan bij het EU VP- en CPNP-systeem in plaats van het Groot-Brittannië-systeem.

Referenties: Verordening (EG) nr. 1223/2009 (EUR-Lex); Windsor Framework regelingen voor Noord-Ierland; Europese Commissie CPNP-richtlijnen. Algemene informatie, geen juridisch advies.