Introductie
Krachtens EU-verordening (EG) nr. 1223/2009 moet elk cosmetisch product dat op de Europese markt wordt gebracht een Verantwoordelijke Persoon (VP) hebben die in de Europese Unie is aangesteld. De VP moet ervoor zorgen dat alle producten voldoen aan de EU-wetgeving en de veiligheidsdocumentatie en meldingen rapporteren voorafgaand aan de verkoop of distributie van het product.
Voor niet-EU-fabrikanten, inclusief Britse, Amerikaanse en wereldwijde merken die naar de EU exporteren, is de VP niet optioneel. Zoals bepaald in de artikelen 4 en 13 van de Verordening, is het aanstellen van een Verantwoordelijke Persoon in de EU een wettelijke voorwaarde om cosmetische producten op de markt te brengen.
Phoenix Safety Consultants biedt allesomvattende diensten aan als EU Verantwoordelijke Persoon en zorgt ervoor dat cosmeticabedrijven voldoen aan de EU-wetgeving. Onze diensten omvatten het gehele nalevingsspectrum, van CPNP-indieningen tot PIF-beheer, labelcontroles en post-marketing surveillance.
Met een brede expertise in grensoverschrijdend nalevingsbeheer en EU-cosmeticawetgeving zorgt Phoenix Safety Consultants ervoor dat uw merk opereert onder het volledige scala aan bescherming en transparantie dat van EU-autoriteiten wordt verwacht.
Wettelijke verantwoordelijkheden van de EU Verantwoordelijke Persoon
De Verantwoordelijke Persoon (VP) moet de productveiligheid, conformiteit en naleving van Verordening (EG) nr. 1223/2009 waarborgen. Zoals vermeld in artikel 4, mogen alleen producten met een VP in de EU op de markt worden gebracht.
De belangrijkste taken van de VP zijn:
- Productveiligheid – Elk cosmetisch product moet worden ondersteund door de relevante delen van het Veiligheidsrapport Cosmetisch Product (VCP) volgens Bijlage I, betreffende het toxicologisch profiel, ingrediëntlimieten en blootstellingsbeoordeling.
- Regelgevende kennisgeving – Alle relevante documenten moeten worden ingediend bij de Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) volgens artikel 13 voordat het product op de markt wordt gebracht.
- Naleving van etiketten en verpakkingen – Controleer of het productetiket voldoet aan de bepalingen van artikel 19, inclusief contactgegevens van de VP, nominale inhoud, batchnummer, voorzorgsmaatregelen en de INCI-ingrediëntenlijst.
- PIF-onderhoud en beschikbaarheid – Het Productinformatiebestand moet volledig, correct en beschikbaar zijn op het adres van de VP gedurende 10 jaar na het op de markt brengen van de laatste batch.
- Post-marketing surveillance – Afhandelen van meldingen van bijwerkingen, coördinatie met autoriteiten en nemen van noodzakelijke corrigerende of terugroepacties.
- Communicatie met autoriteiten – Fungeren als officieel contactpunt met EU-regelgevers, het ontvangen en beantwoorden van nalevingsvragen.
Phoenix Safety Consultants neemt deze verantwoordelijkheden voor u op zich, zodat u vrij en vol vertrouwen kunt handelen binnen de EU, terwijl u volledig compliant blijft.
Reikwijdte van vertegenwoordiging voor niet-EU-merken
Fabrikanten buiten de EU – inclusief die in het VK – moeten een in de EU gevestigde Verantwoordelijke Persoon (VP) hebben om wettelijk erkend te worden. Zonder een in de EU gevestigde VP kan een cosmetisch product niet worden aangemeld of gedistribueerd in overeenstemming met de Verordeningen.
Phoenix Safety Consultants, als uw officiële EU VP, biedt vertegenwoordiging voor:
- Niet-EU-fabrikanten en merkeigenaren (inclusief Britse en overzeese bedrijven).
- Private-label en contractfabrikanten die meerdere cosmeticamerken bedienen.
- Importeurs of distributeurs die geen toezicht op naleving hebben voor hun productportfolio's.
- Amazon, e-commerce en detailhandelaren die geverifieerde EU VP-details op productetiketten nodig hebben.
Vanaf de eerste melding tot de post-marketing review zorgen wij voor juridische transparantie in elke fase, zodat uw producten compliant en traceerbaar blijven.
Uitgebreide servicedekking
Onze EU Verantwoordelijke Persoon voor CPNP-dienst biedt volledige juridische en technische dekking, inclusief:
- Regelgevende vertegenwoordiging – Optreden als uw wettelijk aangewezen Verantwoordelijke Persoon voor EU-regelgeving.
- CPNP-indieningen – Afhandelen van productmeldingen volgens artikel 13, inclusief enkel- en meervoudige varianten.
- Documenttoezicht – Controleren en volgen van VCP, PIF en etiketontwerp volgens Bijlage I en ISO 22716 (GMP) voor veiligheid en kwaliteit.
- Etiket- en verpakkingscontroles – Verifiëren van conformiteit en correcte presentatie van productinformatie, claims en wettelijke symbolen.
- Veiligheids- en ingrediëntcontrole – Controleren van ingrediënten op conformiteit met Bijlage II–VI, inclusief allergenen, conserveermiddelen en beperkte stoffen.
- Beheer van bijwerkingen en terugroepacties – Rapporteren en coördineren van productterugtrekking bij ernstige ongewenste effecten (SUG's).
- Communicatie met regelgevende instanties – Direct contact met bevoegde regelgevende instanties in alle EU-lidstaten.
- Post-market archivering – Bewaren van PIF's en gerelateerde gegevens gedurende 10 jaar zoals wettelijk vereist.
Uw verplichtingen als Verantwoordelijke Persoon worden volledig gedekt onder het best practice compliance framework van Phoenix Safety Consultants.
Waarom een Verantwoordelijke Persoon essentieel is voor niet-EU-fabrikanten
Sinds het vertrek van het VK uit de EU worden Britse bedrijven nu beschouwd als "derdelandsfabrikanten" onder de EU-wetgeving. Bijgevolg kunnen Britse bedrijven niet optreden als de Verantwoordelijke Persoon voor EU-productplaatsingen.
Zonder een aangewezen EU VP:
- Kunnen er geen productmeldingen worden gedaan op het CPNP-portaal.
- Zendingen die de EU-grenzen overschrijden, kunnen door de douane worden tegengehouden of in beslag worden genomen.
- Retailers en e-commercesites (inclusief Amazon EU) zullen productvermeldingen uitschakelen.
- Niet-naleving van artikel 4 verhoogt het risico op handhavingsmaatregelen en marktverboden.
De EU Verantwoordelijke Persoon-dienst van Phoenix Safety Consultants waarborgt markttoegang, documentbehoud en wettelijke vertegenwoordiging binnen de EU.
Documentatie en opzetproces voor de dienst
Samenwerken met Phoenix Safety Consultants om uw EU Verantwoordelijke Persoon-dienst op te zetten is eenvoudig:
- Initiële consultatie – Analyse van uw productportfolio en merk-/productiestructuur.
- Overeenkomst en aanstelling – Onderteken de dienstovereenkomst voor de Verantwoordelijke Persoon om Phoenix te machtigen als uw EU VP.
- Documentindiening – Dien VCP, PIF, etiketontwerp en productgegevens ter verificatie in.
- CPNP-registratie – Phoenix voert artikel 13-meldingen uit en verstrekt een bevestiging van acceptatie.
- Voortdurende nalevingsondersteuning – Monitoren van regelgevingswijzigingen, bijhouden van documentupdates en onderhouden van PIF-records volgens artikel 11.
Alle gegevens worden veilig opgeslagen en zijn beschikbaar voor inspectie door bevoegde autoriteiten.
Prijzen en duur
Duur van de dienst: Vertegenwoordigingsovereenkomsten worden jaarlijks verlengd.
Indicatieve prijzen: Afhankelijk van het productassortiment, het documentvolume en de vereiste ondersteuning bij naleving, variëren de prijzen van £3.500 tot £6.000 per jaar.
Wettelijke vertegenwoordiging, CPNP-beheer, PIF-onderhoud en communicatie met autoriteiten zijn allemaal inbegrepen voor elk product dat onder de dienst valt.
Elk cosmetisch product dat in de EU wordt verkocht, moet een aangewezen Verantwoordelijke Persoon hebben die binnen de EU gevestigd is. Naleving van Verordening (EG) nr. 1223/2009 is essentieel om handhavingsmaatregelen of onwettige marketing te voorkomen.
Voldoe aan al uw EU Verantwoordelijke Persoon-verplichtingen door Phoenix Safety Consultants aan te stellen.
→ Dienst EU Verantwoordelijke Persoon aanvragen
→ Meer informatie over CPNP productmelding
→ Ontdek vertegenwoordiging van Verantwoordelijke Persoon in het VK