Avez-vous besoin d'une personne responsable au Royaume-Uni ? (Guide post-Brexit)

Si vous vendez des produits cosmétiques en Grande-Bretagne, la loi exige qu'une Personne Responsable (PR) établie au Royaume-Uni soit désignée pour chaque produit. Depuis le Brexit, c'est devenu l'une des lacunes les plus courantes en matière de conformité pour les marques, en particulier les fabricants de l'UE vendant au Royaume-Uni, et les marques britanniques important des produits pour les vendre. Ce guide explique précisément quand vous avez besoin d'une PR au Royaume-Uni et qui peut assumer ce rôle.

Pour un aperçu plus large, consultez notre guide de référence sur ce qu'est une Personne Responsable. Ici, nous nous concentrons spécifiquement sur l'exigence au Royaume-Uni.

Avez-vous besoin d'une Personne Responsable au Royaume-Uni ?

Si votre produit cosmétique est mis sur le marché de la Grande-Bretagne (Angleterre, Écosse et Pays de Galles), alors oui, vous devez avoir une Personne Responsable établie au Royaume-Uni. Il s'agit d'une exigence légale en vertu du règlement britannique sur les cosmétiques, qui a conservé les règles de l'UE après le Brexit. Il n'y a pas de seuil ni d'exemption : cela s'applique que vous vendiez un produit ou des milliers, en ligne ou en magasin, en tant que marque de loisir ou grande entreprise.

Le nom et l'adresse au Royaume-Uni de la PR doivent figurer sur l'étiquette du produit, et la PR doit détenir les documents de conformité du produit. Sans PR désignée au Royaume-Uni, le produit n'est pas conforme et ne doit pas être mis en vente en Grande-Bretagne.

Qu'est-ce qui a changé après le Brexit ?

Avant le Brexit, une seule Personne Responsable établie dans l'UE pouvait couvrir le Royaume-Uni dans le cadre du marché de l'UE. Ce n'est plus le cas. La Grande-Bretagne est désormais un marché distinct avec ses propres règles, et elle exige sa propre PR basée au Royaume-Uni. Une entreprise de l'UE ne peut plus agir en tant que PR pour les produits vendus en Grande-Bretagne, et la notification du produit doit être faite sur le portail propre au Royaume-Uni plutôt que sur le système de l'UE.

C'est pourquoi tant de marques de l'UE vendant au Royaume-Uni ont soudainement eu besoin d'une présence au Royaume-Uni, et pourquoi beaucoup nomment un service de PR tiers au Royaume-Uni plutôt que de créer leur propre entité au Royaume-Uni. L'inverse est également vrai : une marque britannique vendant dans l'UE a maintenant besoin d'une PR distincte dans l'UE, ce que nous abordons dans notre guide sur la Personne Responsable dans l'UE.

Qui peut être votre Personne Responsable au Royaume-Uni ?

La PR doit être établie au Royaume-Uni, et selon votre situation, il pourrait s'agir de :

• Vous, si votre entreprise est établie au Royaume-Uni et que vous mettez vos propres produits sur le marché de la Grande-Bretagne.
• L'importateur britannique, qui devient automatiquement la PR pour les produits introduits en Grande-Bretagne, à moins qu'une autre entité britannique ne soit désignée.
• Un distributeur britannique, s'il vend sous sa propre marque ou modifie le produit.
• Un service de PR tiers au Royaume-Uni, désigné par mandat écrit, courant pour les marques étrangères sans base au Royaume-Uni.

Pour un fabricant indépendant basé au Royaume-Uni vendant ses propres produits en Grande-Bretagne, la réponse habituelle est que vous pouvez être votre propre PR. La complication survient pour les vendeurs étrangers, ou lorsque les produits sont importés, ce qui rend nécessaire une PR désignée au Royaume-Uni. Pour savoir si vous êtes qualifié pour agir par vous-même, consultez puis-je être ma propre Personne Responsable ?.

De quoi votre PR est-elle responsable au Royaume-Uni ?

Une PR au Royaume-Uni n'est pas seulement un nom sur une étiquette. Elle doit s'assurer que chaque produit dispose d'un CPSR valide et d'un Dossier d'Information sur le Produit (DIP), que le produit est notifié aux autorités britanniques via le service SCPN (voir notre guide SCPN) et que l'étiquetage répond aux exigences britanniques. Elle doit également tenir des registres, répondre à l'Office for Product Safety and Standards (OPSS) et agir en cas de problèmes de sécurité.

Il s'agit d'un rôle continu, et non d'une tâche ponctuelle. Quiconque agit en tant que votre PR au Royaume-Uni porte une réelle responsabilité légale pour le produit tant qu'il est en vente, il ne faut donc jamais le traiter comme une simple case à cocher. L'étendue complète est décrite dans notre guide sur les obligations et sanctions de la PR.

Vendre sur les places de marché britanniques

Les places de marché telles qu'Amazon UK et Etsy demandent de plus en plus aux vendeurs de prouver leur conformité, et une Personne Responsable (PR) manquante ou invalide au Royaume-Uni est une raison courante pour laquelle les listes sont contestées ou supprimées. Les plateformes subissent une pression croissante pour s'assurer que les produits qu'elles hébergent sont conformes, de sorte qu'avoir une PR correctement désignée au Royaume-Uni et les documents justificatifs n'est pas seulement une obligation légale, mais de plus en plus une condition pratique pour pouvoir vendre.

Si vous vendez sur plusieurs canaux britanniques, la même PR et la même documentation couvrent tous ces canaux ; vous n'avez pas besoin d'une PR distincte par plateforme, mais seulement par produit et par marché.

Importer des produits cosmétiques en Grande-Bretagne

L'importation modifie considérablement la situation. Si vous introduisez un produit cosmétique en Grande-Bretagne depuis l'extérieur du Royaume-Uni, y compris depuis l'UE, vous devenez généralement la Personne Responsable par défaut, à moins qu'une autre entité britannique ne soit désignée. Cela vous rend légalement responsable d'un produit que vous n'avez peut-être pas formulé, vous devez donc avoir accès à son dossier de conformité complet : le CPSR, le PIF, les données sur les ingrédients et la documentation étayant les allégations. Importer en supposant que la documentation de la marque étrangère vous couvre automatiquement au Royaume-Uni est une erreur courante et risquée.

C'est pourquoi les marques qui achètent des stocks à l'étranger devraient convenir, par écrit et à l'avance, qui détient la responsabilité de la PR au Royaume-Uni et qui fournit les données sous-jacentes. Si le fabricant étranger ne partage pas ce dont vous avez besoin pour remplir vos obligations, c'est un problème grave à résoudre avant l'importation, et non après l'arrivée des stocks.

Combien coûte une Personne Responsable au Royaume-Uni ?

Les coûts varient en fonction de la charge de travail que le rôle implique et si vous avez également besoin que les documents sous-jacents soient préparés. Agir en tant que votre propre PR au Royaume-Uni n'entraîne pas de frais de service, mais vous avez toujours besoin d'un CPSR, d'un PIF et d'une notification SCPN valides pour chaque produit, et les CPSR commencent à environ 55 £ pour un produit simple, comme indiqué dans notre guide des coûts des CPSR. La désignation d'une PR tierce au Royaume-Uni ajoute un élément de service, généralement facturé par produit ou dans le cadre d'un arrangement continu.

La façon sensée de l'aborder est de considérer le coût total de la conformité plutôt que la seule ligne de la PR. Un fondateur organisé et vendant uniquement au Royaume-Uni peut dépenser très peu au-delà de l'évaluation. Une marque qui importe des stocks ou s'étend sur plusieurs marchés constatera qu'un service, bien qu'il représente un coût supplémentaire, élimine une grande partie des risques et de l'administration. Pesez les frais par rapport au temps et à la responsabilité que vous assumeriez autrement vous-même.

Comment désigner ou changer de PR au Royaume-Uni

La mise en place d'une Personne Responsable au Royaume-Uni est un processus défini plutôt qu'un arrangement informel. Si vous désignez un tiers, il doit y avoir un mandat écrit confirmant qu'il accepte le rôle, et il doit avoir accès à votre dossier de conformité pour chaque produit (le CPSR, le PIF, les détails de la notification SCPN et votre étiquetage). Le nom et l'adresse au Royaume-Uni de la PR apparaissent alors sur l'emballage, et elle devient le point de contact pour les autorités. Omettre le mandat écrit, ou nommer une PR qui n'a jamais vu vos documents, crée une lacune qu'une inspection exposera rapidement.

Changer de PR est également simple lorsque cela est géré correctement. La PR entrante reprend le dossier, l'étiquette est mise à jour pour afficher ses coordonnées, et la notification est modifiée pour que les enregistrements correspondent. L'essentiel est que rien ne passe à travers les mailles du filet pendant le changement : à chaque instant où un produit est en vente, une PR valide au Royaume-Uni doit être désignée et les documents doivent refléter qui elle est. La planification du transfert évite une période où le produit est techniquement non conforme.

Liste de vérification de la Personne Responsable au Royaume-Uni

• Confirmez que vos produits sont vendus sur le marché de la Grande-Bretagne.
• Désignez une PR établie au Royaume-Uni pour chaque produit.
• Indiquez le nom et l'adresse de la PR au Royaume-Uni sur l'étiquette.
• Assurez-vous que la PR détient le CPSR, le PIF et la notification SCPN.
• Disposez d'un mandat écrit si vous utilisez une PR tierce au Royaume-Uni.

Foire aux questions

Ai-je besoin d'une Personne Responsable au Royaume-Uni pour vendre des produits cosmétiques en Grande-Bretagne ?

Oui. Tout produit cosmétique mis sur le marché de la Grande-Bretagne doit avoir une Personne Responsable établie au Royaume-Uni, avec son nom et son adresse au Royaume-Uni sur l'étiquette. Il n'y a pas d'exemption pour les petites marques.

Une entreprise de l'UE peut-elle être ma Personne Responsable au Royaume-Uni ?

Non. Depuis le Brexit, la PR britannique doit être établie au Royaume-Uni. Une entité basée dans l'UE ne peut plus agir en tant que PR pour les produits vendus en Grande-Bretagne.

Puis-je être ma propre Personne Responsable au Royaume-Uni ?

Oui, si votre entreprise est établie au Royaume-Uni et que vous mettez vos propres produits sur le marché de la Grande-Bretagne. Les marques étrangères ont généralement besoin d'un importateur basé au Royaume-Uni ou d'un service de PR tiers au Royaume-Uni.

L'Irlande du Nord a-t-elle besoin d'une Personne Responsable au Royaume-Uni ?

L'Irlande du Nord suit les règles de l'UE en vertu du cadre de Windsor, la position diffère donc de celle de la Grande-Bretagne. Les produits y sont alignés sur le système de PR et de notification de l'UE.

Les places de marché vérifient-elles l'existence d'une Personne Responsable au Royaume-Uni ?

De plus en plus, oui. Les places de marché britanniques peuvent demander une preuve de conformité, et une PR manquante ou invalide au Royaume-Uni est une raison courante pour laquelle les listes sont contestées ou supprimées.

Références : Règlement britannique sur les cosmétiques (règlement conservé (CE) n° 1223/2009) ; Règlement britannique de 2013 sur l'application des produits cosmétiques ; Guide de l'OPSS sur la Personne Responsable et le SCPN. Informations générales uniquement, ne constituant pas un avis juridique.