Qu'est-ce qu'une Personne Responsable pour les Cosmétiques ? (Guide Royaume-Uni & UE)

Qu'est-ce qu'une Personne Responsable ?

Pourquoi chaque produit cosmétique a-t-il besoin d'une Personne Responsable ?

La Personne Responsable existe afin qu'il y ait toujours une entité clairement identifiable, basée localement, que les autorités peuvent tenir pour responsable. Si un régulateur a une préoccupation concernant la sécurité, si un consommateur est blessé, ou si un produit doit être rappelé, ils ont besoin de quelqu'un dans leur juridiction qui est légalement responsable – et non un fabricant lointain dans un autre pays. La PR est ce point de contact et de responsabilité.

C'est pourquoi le nom et l'adresse de la PR doivent figurer sur l'étiquette du produit. Un consommateur ou un inspecteur devrait pouvoir regarder n'importe quel produit cosmétique et savoir immédiatement qui en est légalement responsable. Vendre un produit sans PR désignée ou avec une PR basée dans le mauvais territoire est une grave défaillance de conformité qui peut entraîner le retrait du produit de la vente.

Qui peut être la Personne Responsable ?

Le règlement définit qui peut assumer ce rôle, et cela dépend de votre position dans la chaîne d'approvisionnement :

• Le fabricant, lorsqu'il est établi sur le marché et met lui-même le produit sur celui-ci.

• L'importateur, qui est automatiquement la PR pour tout produit qu'il importe de l'extérieur du marché, à moins qu'il ne désigne quelqu'un d'autre.

• Un distributeur, lorsqu'il vend un produit sous son propre nom ou sa propre marque, ou modifie un produit déjà sur le marché.

• Un tiers désigné, nommé par mandat écrit – par exemple, un service spécialisé de PR qui agit au nom d'une marque.

Pour une marque indépendante britannique qui vend ses propres produits au Royaume-Uni, le fabricant est généralement établi au Royaume-Uni et peut être sa propre PR. Le tableau change dès que vous vendez au-delà des frontières – c'est là que de nombreux fondateurs ont besoin d'une PR tierce. Nous couvrons les spécificités dans nos guides pour savoir si vous avez besoin d'une PR britannique et d'une PR européenne.

Que fait concrètement la Personne Responsable ?

Le rôle n'est pas une simple formalité, il implique des devoirs réels et continus. La Personne Responsable doit s'assurer que l'évaluation de la sécurité a été effectuée et qu'un rapport de sécurité du produit cosmétique (CPSR) valide existe, que le Dossier d'Information sur le Produit (DIP) est conservé et mis à la disposition des autorités, que le produit est notifié sur le portail correct et que l'étiquetage est conforme dans les moindres détails. Elle doit également tenir des registres, répondre aux demandes des autorités et prendre des mesures correctives si un produit s'avère non conforme.

Les obligations se poursuivent tout au long de la période de vente du produit. La PR doit surveiller et signaler les effets indésirables graves, coopérer avec la surveillance du marché et agir si de nouvelles informations affectent la sécurité du produit. En d'autres termes, la PR est responsable de la conformité du lancement au retrait, et pas seulement au moment de la vente. Nous détaillons entièrement ces obligations dans notre guide sur les obligations et les pénalités de la Personne Responsable.

Personne Responsable vs fabricant vs distributeur

Ces rôles se recoupent souvent, mais ne sont pas identiques. Le fabricant fabrique le produit ; le distributeur le vend ou le fournit sans le modifier ; la Personne Responsable est celle qui est légalement redevable de la conformité. Une même entreprise peut cumuler plusieurs rôles : un fabricant britannique qui formule, vend et est établi au Royaume-Uni est à la fois fabricant, distributeur et PR. Mais lorsque les produits traversent les frontières ou sont vendus sous une autre marque, les rôles se séparent, et il devient essentiel de savoir exactement qui est la PR pour chaque marché.

Il est important de clarifier cela car la PR porte la responsabilité légale. Si vous êtes un distributeur vendant un produit d'autrui inchangé, vous n'êtes généralement pas la PR – mais si vous le renommez sous votre propre marque, vous pourriez le devenir. Comprendre votre position dans la chaîne est la première étape pour connaître vos obligations.

La Personne Responsable après le Brexit

Le Brexit a divisé un marché unique en deux. Un produit cosmétique vendu en Grande-Bretagne a désormais besoin d'une PR établie au Royaume-Uni, tandis que le même produit vendu dans l'UE nécessite une PR établie dans l'UE. L'Irlande du Nord suit les règles de l'UE en vertu du Cadre de Windsor. En pratique, cela signifie que de nombreuses marques ont désormais besoin de deux Personnes Responsables – une pour chaque marché – même si le produit lui-même est identique. C'est l'un des changements pratiques les plus significatifs que le secteur cosmétique a dû absorber, et c'est une raison courante pour laquelle les marques se tournent vers un service de PR tiers.

Si vous ne vendez aujourd'hui que sur un seul marché mais que vous envisagez de vous étendre, il est utile de comprendre tôt l'exigence de la PR pour votre marché cible, car cela affecte votre étiquetage, votre notification et vos coûts.

Erreurs courantes concernant la Personne Responsable

L'erreur la plus fréquente est de supposer qu'une seule Personne Responsable peut couvrir à la fois le Royaume-Uni et l'UE. Depuis le Brexit, c'est presque toujours faux, et les marques qui n'ont qu'une seule PR pour les deux marchés sont non-conformes dans l'autre. Une deuxième erreur courante est de vendre en supposant qu'une petite opération ou une production artisanale est exemptée – ce n'est pas le cas ; l'exigence de la PR s'applique à tous les produits cosmétiques, quelle que soit leur échelle. Une troisième est d'apposer une adresse étrangère sur l'étiquette en tant que PR alors que cette entité n'est pas réellement établie sur le marché de vente.

Un autre échec silencieux est de traiter la PR comme une configuration ponctuelle plutôt que comme un rôle continu. Les marques désignent une PR au lancement, puis modifient une formulation, un fournisseur ou une allégation sans les en informer, laissant la documentation en décalage avec le produit réellement en vente. Parce que la PR est responsable du produit tel qu'il est vendu, ces décalages sont importants. Tenir votre PR informée des changements fait partie du maintien de la conformité, et non une courtoisie optionnelle.

Comment fonctionne un service de PR tiers

Lorsque vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas agir en tant que votre propre Personne Responsable, vous désignez un tiers par mandat écrit pour assumer le rôle pour un marché donné. Le service est nommé sur votre étiquette en tant que PR, détient ou a accès à votre dossier de conformité, gère la notification et agit comme point de contact pour les autorités. C'est une solution établie et entièrement légitime utilisée par des marques de toutes tailles, et c'est la solution standard pour vendre sur un marché où vous n'avez pas d'établissement local.

Un bon service de PR fait plus que prêter une adresse. Il vérifie que votre CPSR, votre DIP, votre notification et votre étiquetage sont véritablement en ordre, signale les problèmes avant qu'ils n'atteignent une autorité, et maintient vos produits conformes à mesure que les règles évoluent. Pour une marque vendant au Royaume-Uni et dans l'UE, utiliser un service pour le marché que vous ne pouvez pas couvrir vous-même est souvent le moyen le plus simple et le plus sûr de rester conforme des deux côtés de la frontière.

Ce qu'il faut vérifier concernant votre Personne Responsable

• Une PR est-elle désignée pour chaque produit que vous vendez ?

• La PR est-elle établie sur le marché correct (Royaume-Uni pour la Grande-Bretagne, UE pour l'UE) ?

• Le nom et l'adresse de la PR figurent-ils sur l'étiquette ?

• La PR détient-elle le CPSR, le DIP et la notification pour chaque produit ?

• Un mandat écrit est-il en place si un tiers agit en tant que votre PR ?

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'une Personne Responsable pour les cosmétiques ?

Il s'agit de l'entreprise ou de l'individu légalement responsable de s'assurer qu'un produit cosmétique répond à toutes les exigences avant et après sa mise en vente. Chaque produit cosmétique sur le marché britannique ou européen doit en avoir une, établie sur ce marché, avec ses coordonnées sur l'étiquette.

Chaque produit cosmétique a-t-il besoin d'une Personne Responsable ?

Oui. Un produit cosmétique ne peut être mis sur le marché qu'une fois qu'une PR a été désignée pour celui-ci. Il n'y a pas d'exemption pour les petites marques ou les marques artisanales.

La Personne Responsable peut-elle être basée dans n'importe quel pays ?

Non. La PR doit être établie sur le marché où le produit est vendu — au Royaume-Uni pour la Grande-Bretagne, et dans un État membre de l'UE pour l'UE. Après le Brexit, une seule entité peut rarement couvrir les deux.

Le fabricant est-il toujours la Personne Responsable ?

Pas toujours. Le fabricant n'est la PR que s'il est établi sur le marché et y met le produit. Les importateurs, les distributeurs de marques propres, ou un tiers désigné peuvent également être la PR selon la chaîne d'approvisionnement.

Ai-je besoin de deux Personnes Responsables pour vendre au Royaume-Uni et dans l'UE ?

Généralement oui. La vente du même produit sur les deux marchés nécessite généralement une PR établie au Royaume-Uni pour la Grande-Bretagne et une PR établie dans l'UE pour l'UE.

Références : Règlement (CE) n° 1223/2009, articles 4 et 5 (EUR-Lex) ; Règlement cosmétique britannique tel que maintenu ; Règlements d'application des produits cosmétiques britanniques de 2013 ; directives de l'OPSS. Informations générales uniquement, ne constituant pas un conseil juridique.