Avez-vous besoin d'une personne responsable au sein de l'UE ? (Guide pour les vendeurs britanniques)

Pour les bases, consultez notre guide essentiel sur ce qu'est une Personne Responsable. Ici, nous nous concentrons sur l'exigence de l'UE.

Avez-vous besoin d'une Personne Responsable pour l'UE ?

Si votre produit cosmétique est mis sur le marché de l'UE et vendu à des clients dans un État membre de l'UE, alors oui, vous devez avoir une Personne Responsable établie au sein de l'UE. Cela découle directement du Règlement (CE) n° 1223/2009, et comme la règle britannique, il n'y a pas de seuil : cela s'applique à un seul produit vendu à un client de l'UE tout autant qu'à une grande opération européenne. Vendre dans l'UE depuis un site web, ou via une place de marché de l'UE, comptent tous deux.

Le nom et l'adresse de la PR de l'UE doivent figurer sur l'étiquette, et la PR doit détenir le dossier de conformité du produit et gérer sa notification à l'UE. Sans PR désignée pour l'UE, le produit ne peut être légalement vendu dans l'UE.

Pourquoi les marques britanniques ont-elles désormais besoin d'une PR pour l'UE ?

Avant le Brexit, une entreprise britannique pouvait agir en tant que Personne Responsable pour l'ensemble du marché de l'UE. Cela a pris fin lorsque le Royaume-Uni a quitté l'UE. Désormais, l'UE exige une PR établie dans un État membre de l'UE, et une entité britannique ne remplit plus cette condition. Cela signifie qu'une marque britannique souhaitant vendre dans l'UE doit désigner une PR basée dans l'UE et, comme la plupart des fondateurs britanniques n'ont pas d'établissement propre dans l'UE, cela signifie généralement un service de PR tiers pour l'UE.

Cela signifie également que le produit doit être notifié sur le portail CPNP de l'UE en plus de tout ce qui est fait pour le Royaume-Uni. Nous expliquons ce système dans notre guide CPNP, et comparons les deux voies de notification dans SCPN vs CPNP.

Qui peut être votre Personne Responsable pour l'UE ?

La PR pour l'UE doit être établie dans un État membre de l'UE. Les options incluent :

• Votre propre entité ou succursale européenne, si vous en avez une établie dans un État membre.

• Un importateur basé dans l'UE, qui devient la PR pour les produits qu'il introduit dans l'UE, à moins qu'une autre entité de l'UE ne soit désignée.

• Un distributeur européen vendant sous sa propre marque ou modifiant le produit.

• Un service de PR tiers de l'UE, désigné par mandat écrit, la voie habituelle pour les marques britanniques et autres marques non-UE.

Étant donné qu'un fabricant britannique est établi au Royaume-Uni plutôt qu'en UE, vous ne pouvez généralement pas être votre propre PR pour l'UE, sauf si vous créez un établissement en UE. C'est la principale différence par rapport à la position britannique et la raison pour laquelle une PR désignée pour l'UE est si courante pour les marques britanniques. Voir puis-je être ma propre Personne Responsable ? pour l'explication complète.

L'Irlande du Nord et le Cadre de Windsor

L'Irlande du Nord occupe une position particulière. Dans le cadre de Windsor, les règles cosmétiques de l'UE continuent de s'appliquer en Irlande du Nord, ce qui signifie que les produits y sont alignés sur le système de l'UE plutôt que sur celui de la Grande-Bretagne. Dans certains arrangements, une PR établie en Irlande du Nord ou dans l'UE peut desservir le marché concerné. Si vos ventes concernent l'Irlande du Nord ainsi que la Grande-Bretagne et l'UE, il est utile de déterminer exactement quelle PR et quelle notification s'appliquent où.

Pour la plupart des marques, la conclusion pratique est simple : la Grande-Bretagne et l'UE sont des marchés distincts nécessitant des PR distinctes, et l'Irlande du Nord suit le côté de l'UE.

Ce dont votre PR pour l'UE est responsable

Étant donné que les exigences de l'UE évoluent, par exemple par des mises à jour de la liste des allergènes de parfum, une bonne PR pour l'UE maintient également vos produits à jour au fur et à mesure que les règles changent. Les devoirs sont les mêmes dans l'esprit que ceux de la PR britannique, mais répondent aux autorités de l'UE ; voir obligations et sanctions de la PR pour plus de détails.

Une seule PR pour l'UE couvre tous les États membres

Un point qui rassure de nombreuses marques britanniques : vous n'avez pas besoin d'une Personne Responsable distincte pour chaque pays de l'UE. L'UE est un marché unique pour les cosmétiques, de sorte qu'une PR établie dans l'UE couvre les ventes dans tous les États membres. Désignez une PR établie, par exemple, en Irlande ou en Allemagne, et cette même PR pourra servir des clients dans toute l'UE. C'est très différent des exigences d'étiquetage et linguistiques, qui peuvent varier d'un pays à l'autre, mais pour le rôle de la PR elle-même, un seul établissement dans l'UE suffit pour l'ensemble du bloc.

Cela dit, la PR de l'UE doit être prête à traiter avec les autorités de tout État membre où vos produits sont vendus, et à fournir le PIF dans une langue acceptée par l'autorité compétente. Ainsi, bien que vous n'ayez besoin que d'une seule PR de l'UE, cette PR doit être équipée pour opérer sur les marchés que vous atteignez réellement.

Étiquetage et langue pour l'UE

Vendre dans l'UE entraîne des obligations d'étiquetage qui vont au-delà de la simple mention de la PR de l'UE. Les États membres peuvent exiger certaines informations sur l'étiquette, telles que la fonction du produit et les avertissements dans leur propre langue nationale, de sorte qu'une étiquette qui satisfait un pays peut nécessiter une adaptation pour un autre. La liste des ingrédients utilise les noms INCI, qui sont communs dans toute l'UE, mais le texte obligatoire environnant doit souvent être localisé.

La planification précoce de l'étiquetage permet d'éviter des réimpressions coûteuses et des expéditions rejetées. Une PR de l'UE compétente vous conseillera sur ce dont chaque marché cible a besoin, afin que vos emballages soient acceptés partout où vous vendez plutôt que d'être retenus au point d'entrée ou contestés après le lancement.

Timing : désignez votre PR pour l'UE avant de vendre

Une erreur fréquente et coûteuse est de laisser la Personne Responsable pour l'UE en suspens jusqu'à ce que les commandes de l'UE commencent à arriver. L'exigence s'applique dès le moment où un produit est mis sur le marché de l'UE, donc la PR doit être désignée, la notification CPNP effectuée et l'étiquette conforme à l'UE en place avant la première vente, et non après. Prendre des commandes de l'UE sans ces éléments en place signifie vendre un produit non conforme, ce qui peut entraîner le retrait des listes, la rétention des expéditions ou une action coercitive de la part d'une autorité d'un État membre.

La leçon pratique est de considérer l'expansion dans l'UE comme un projet avec un délai de préparation. Prévoyez du temps pour que la documentation de sécurité soit préparée ou examinée par rapport aux exigences de l'UE, pour que la PR de l'UE soit nommée par mandat écrit, pour la notification CPNP et pour toute localisation d'étiquette. Les marques qui planifient cette séquence à l'avance se lancent dans l'UE sans problème ; celles qui improvisent après l'arrivée des commandes sont généralement confrontées à une course stressante pour se conformer rétroactivement.

Check-list de la Personne Responsable pour l'UE

• Confirmez que vous mettez des produits sur le marché de l'UE.

• Désignez une PR établie dans l'UE pour chaque produit.

• Indiquez le nom et l'adresse de la PR de l'UE sur l'étiquette.

• Assurez-vous que le produit est notifié sur le CPNP.

• Disposez d'un mandat écrit avec toute PR tierce de l'UE.

Foire aux questions

Ai-je besoin d'une Personne Responsable pour l'UE pour vendre dans l'UE ?

Oui. Tout produit cosmétique mis sur le marché de l'UE doit avoir une Personne Responsable établie dans un État membre de l'UE, avec son nom et son adresse de l'UE sur l'étiquette.

Une entreprise britannique peut-elle être la Personne Responsable pour l'UE ?

Non. Depuis le Brexit, la PR de l'UE doit être établie dans un État membre de l'UE. Une entité britannique ne remplit plus cette condition, de sorte que les marques britanniques désignent généralement un service de PR basé dans l'UE.

Puis-je être ma propre Personne Responsable pour l'UE ?

Uniquement si vous avez un établissement dans un État membre de l'UE. Une entreprise uniquement britannique ne peut généralement pas agir en tant que sa propre PR pour l'UE et a besoin d'un importateur de l'UE ou d'une PR tierce de l'UE.

La PR de l'UE gère-t-elle la notification CPNP ?

Oui. La PR de l'UE est responsable de s'assurer que le produit est notifié sur le portail CPNP de l'UE et que le dossier respecte les exigences de l'UE.

Comment l'Irlande du Nord s'inscrit-elle dans ce cadre ?

Dans le cadre de Windsor, les règles de l'UE s'appliquent en Irlande du Nord, de sorte que les produits y sont alignés sur le système de la PR de l'UE et du CPNP plutôt que sur celui de la Grande-Bretagne.

Références : Règlement (CE) n° 1223/2009 (EUR-Lex) ; Accords du Cadre de Windsor pour l'Irlande du Nord ; Guide CPNP de la Commission européenne. Informations générales uniquement, non un avis juridique.